Bokføring og kvitteringer i nettbutikken

Et salg i nettbutikken er et bilag. Det skal både dokumenteres og oppbevares. Her er hva som kreves, og hvordan du får tallene ut herfra og inn til den som fører regnskapet. Dette er ikke regnskapsråd: er du i tvil, spør en regnskapsfører, som er billigere enn å rydde et år i etterkant.

Bokføringsplikten er din

Pengene går rett til din egen Stripe-konto, og du står som selger overfor kunden. skribb er ikke mellommann i salget, og våre bøker inneholder bare vårt eget gebyr. Derfor er det din virksomhet som fører salget, og din som må kunne vise dokumentasjonen hvis noen spør.

Hva et salgsdokument skal inneholde

Et salgsdokument har et nummer og en dato, sier hvem som selger, med organisasjonsnummer, hva som er solgt og i hvilket omfang, hva det kostet, og spesifiserer merverdiavgiften hvis du er registrert. Da skal også bokstavene MVA stå etter organisasjonsnummeret.

Her er det verdt å være presis om hva butikken gjør for deg. Kvitteringen kjøperen får på e-post er en bekreftelse på kjøpet: varelinjene, beløpet og en lenke til bestillingen. Den er ikke et fullt salgsdokument, for den har verken organisasjonsnummeret ditt eller en spesifisert avgift. Er du MVA-registrert, eller selger du til en bedrift som trenger et bilag, sender du det selv. Tallene du trenger for å lage det, ligger i eksporten under, som har både totalen og hvor mye av den som er merverdiavgift.

Ta vare på det i fem år

Bilagene skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Regn ikke med at en nettbutikk er arkivet ditt: det du trenger, laster du ned og lagrer der resten av regnskapet ligger. Det er også svaret hvis noen spør om sletting av personopplysninger, for dokumentasjon av et salg må du beholde selv om kunden ber om å bli glemt.

Eksporten regnskapsføreren kan poste

Under Bestillinger finner du «Last ned som CSV». Filen har én rad per salg, ikke én per varelinje, nettopp fordi en rad per linje får totalene til å lyve. Kolonnene er bestillingsnummer, datoer, status, varene, delsum, rabatt, frakt, total, herav mva, skribb-gebyret, Stripe-gebyret og nettobeløpet. Det er de tallene en regnskapsfører spør om, og de kommer i en fil som åpner riktig i regneark, også med æ, ø og å.

Fellen: utbetalingen er ikke omsetningen

Det som dukker opp på bankkontoen er en samleutbetaling fra Stripe med gebyrene allerede trukket fra. Bokfører du bare den linja, blir omsetningen for lav og kostnadene usynlige. Salget føres brutto, og de to gebyrene, Stripes og våre 1 %, føres som kostnader. Derfor står begge som egne kolonner i eksporten. Avstemmingen mot banken gjør du mot Stripes egne utbetalingsrapporter.

Refusjoner og angrerett hører med

En refusjon er også et bilag, og den skal føres i perioden den skjer. Angrer kunden innen fristen, er det ikke en feil som skal viskes ut, men en hendelse som skal stå i regnskapet. Angrerett og salgsvilkår tar reglene for fristen, og MVA i nettbutikken tar avgiftssiden.